12 tips för effektivare virtuella team

#1. Öva virtuell social kompetens!

Förr var outsourcade projekt ovanligt och krångligt. Nu har fler och fler varit med i dessa projekt och känt på kommunikationsutmaningarna. Det finns tusen ursäkter att det inte fungerar att jobba med folk på distans, men i grunden handlar det om att vår social kompetens fortfarande inte är anpassad till de nya möjligheterna. När vi lever i en värld som oundvikligen blir mindre och mer tillgänglig gör vi klokt i att utveckla vår förmåga att samarbeta med folk på distans.

Social kompetens handlar om en individs förmåga att samspela med andra personer. Att fungera väl i olika sociala situationer och olika sociala grupper handlar om att i balans kunna samverka med andra personer på ett sätt som dels innebär att man fortsätter upprätthålla en god kommunikation med andra, dels inte inskränker den egna värdegrunden.

Virtuella team är arbetsgrupper som arbetar mot ett gemensamt mål, men där deltagarna sitter på olika ställen i världen och träffas sällan eller aldrig. Arbetsformen blir allt vanligare för affärsområdeschefer, it-chefer, marknadschefer och andra med ett globalt ansvar för en funktion eller ett projekt som sträcker sig över flera kontinenter. Men det blir också allt vanligare för en större grupp projektmedlemmar i IT-projekt. Där formas ofta små team som ska lösa en viss systemfunktion och olika kompetenser representeras, t.ex. en kravskrivare/produktansvarig, en testare, en arkitekt mfl. Det bildas en blandning mellan virtuellt och fysiskt team, där några personer sitter tillsammans på var sitt håll.

Social kompetens i virtuella team handlar om en individs förmåga att samspela med andra personer som befinner sig på distans. Det ställer många nya krav som vi historiskt inte tränats på. Uttrycka sig väl i bild/ljud, vara lyhörd gentemot andra parten trots distansen. Men även nya tekniker och metoder såsom visualisering och presentationsteknik.

Hur blir man mer socialt kompetent med personer som befinner sig på distans? Det enkla svaren är: - Jo, man tränar på att kommunicera. Tekniken ger hela tiden nya möjligheter och det gäller att då och då ta sig tid och lära sig nytt. En generation fick lära sig skriva snabbt på skrivmaskin och är experter på det. Nästa generation skriver stora mängder information, med T9 för SMS. På förra konferensen hade vi en del tävlingar, bland annat hastighetsskrivning av SMS. Vår yngsta person skrev SMS dubbelt så snabbt som tvåan!

Förr levde de flesta i ett småskaligt ekonomiskt system ca 500 meter från produktionen, ofta den egna gården eller liknande. På 1950-talet ökade radien till ca 5 kilometer, tack vare ny teknik och nya produktionssätt. Under 80- och 90-talen ökade det till 5 mil när man bodde i en förort och arbetar i en annan eller centrum. Nu ökar denna gräns för många till 1000 mil när man kommunicerar med personer i Kina och Indien. Kommuner och länder är inte längre lika relevanta begrepp längre. Vi utbyter varor och tjänster, kunskap och kontakter på en global marknad där nätverksbyggande är modellen.

Länge skrev man brev som enda kommunikationssätt till personer på distans. Alexander Bell var intresserad av hörselskadade vilket ledde till telefonen som föddes 1878. Hur många år tog det inte för folk att vänja sig vid att kunna prata med folk på distans. Skype föddes 2003 och nu finns möjlighet i var mans hem att både se och höra folk på distans.

Hur stöttar man globala team med mål att få de virtuella teamen att bli lika, om inte mera, högpresterande än face-to-face team? Här följer några tips och råd som vi utarbetat utifrån våra erfarenheter från stora Svenska företag som driver IT-projekt.

Här följer några tips som gör dig till en bättre mötesledare för virtuella team. Höj din virtuella social kompetens, uppnå bättre projektresultat och ha roligare!

#2. Kickoffens betydelse

Kickoff och någon social inledande aktivitet är alltid viktigt för teambyggandet. Man vill skapa en känsla av samhörighet. Kickoff är ju ofta att man upplever något tillsammans i en annan miljö och gärna får svettas lite ihop.
Hur kommer man så nära som möjligt varandra i den virtuella världen. Hur kör man en virtuell kickoff?  En bra hjälp på traven är en facilitator som är på plats på varje site, som är tränad i virtuell mötesledning. Här är några idéer:

  • Prova ha en vanlig kickoff i ett rum med ett streck på mitten av golvet som delar rummet i två lika delar. Hälften av personerna är på ena sidan och hälften på andra och man får aldrig gå över strecket. Strecket simulerar det geografiska avståndet, men där man i allt övrigt kan med teknikens värld se varandra och prata med varandra. Kan ge idéer till hur ni vill utforma era virtuella kickoffer.
  • Tävling där man man två och två, en från varje site, ska lösa problem ute i naturen eller stan, och där kommunikationen sker med videokonferens i mobilerna eller bärbara videokonf-laptops.
  • Karaokee tillsammans, online-Scrabble tillsammas, bilspel tillsammans, gemensam videokonfvägg, privat face-to-face hörna (liten videokonferensskärm i kontorslandskapet som alltid står uppkopplad dit man kan gå om man vill prata med en i det andra teamet.

#3. Växla nyckelpersoner mellan kulturerna

Att ha en duktig högmotiverad person på plats från respektive sida i det andra lägret underlättar mycket.

#4. Demo ljuger aldrig

Kör demo live via t.ex. Remote Desktop och videokonferens där respektive utvecklare vid planerade tillfällen presenterar vad de åstadkommit. Det har blivit en stolthet för offshore-utvecklare att själv presentera en väl fungerande funktion som de utvecklat, live. Planera in korta iterationer med cirka tre veckor mellan varje. Boka in i Outlook redan från början. Formaliserad direktfeedback från kravställare ger korta bugg-loopar och bättre leveranser till systemtest. Det går inte att fejka en demo eller säga att allt är ok men demon fungerar inte. Allt blir tydligt. Vi hade motstånd mot detta i början, men upplevs nu värdefullt för båda sidor. Utvecklarna kör från sin utvecklingsdator och man får ha med sig att det ännu kanske inte har byggts ihop med resterande utvecklares kod on-site. Kör gärna interaktionstester direkt efteråt för att fylla på feedback-loggen.  

#5. Populärversion av projektplan inklusive målen

Ha en tydlig enkel projektplans-overview i populärversion. Vilka deadlines finns? Vad ska levereras då? Ofta vid större projekt behöver de stora MS Project-planerana förtydligas för att projektmedlemmarna ska ha järnkoll på just sin kommande deadline och exakt vad mitt bidrag är där. Hör av dig så visar vi exempel-mall.

Verktyg som tillhandahåller dashboard, basic chatfunktioner och Wiki är givetvis bra i botten för all kommunikation i utspridda projekt.

#6. Dold outsouringstrategi kan demotivera

Offshore-utvecklarna är naturligt motiverade att visa framfötterna och vill göra karriär. Avdelningschefer offshore söker fler projekt/jobb vilket smittar av. Onshore utvecklare kan se hot från områden med lägre lönenivåer när man måste bevisa sig "dubbelt" så värdefull. Det gäller att ledningen visar tydlig riktning framöver för att förhindra demotivering onshore. Var tydlig med vilka strategiska områden som man planerar att "alltid" ha kvar på hemmaplan.

#7. Gemensamma mål, mät och belöna

Sätt konkreta operativa mål för hela teamet, mät vid de deadline som satts och belöna efter resultaten. Detta är ack så svårt och ofta drunknar det i befintliga lönestrukturer för fastanställda, eller ramavtalsupphandlingar av konsulter. Varför vågar ingen säga att 20% av lönen/konsultarvodet baseras på att man till de deadlines som varit (tex. det senaste kvartalet) levererat och fått kundacceptans (dvs. tillräcklig kvalitet) på lovat antal funktioner. Nog kommer teamet själv säkra så man har tillräcklig marginal för att uppnå målet. Men mål är svårt. Om det redan tidigt känns som om det är ett omöjligt mål kan målet verka demotiverande. Så att ha för stora rörliga delar kan vara riskfyllt, men någon borde nånsin prova större belöningar än en biocheck och tårta till de som påverkar projektresultatet som mest!
Tidsuppskattningar bör också in i kalkylen då ett enkelt sätt att nå sina mål är att lägga på stor marginal på uppskattningarna. Det bästa är om man kan konkurrensutsätta tidsuppskattningarna och där man "upphandlar" de olika arbetsmomenten från interna (eller externa) team. Det team som uppskattar minst tid och förväntas leverera med kvalité, får uppdraget. Arbetsmoment planeras in till man fyllt upp med mantimmar till deadline. Slutligen mäts och belönas teamen efter resultat enligt ovan.

  • Synliggöra statistik
  • Se samma dokument
  • Positiv feedback
  • Målpris

#8. Öka kompetens inom videkonferens

Oerhört viktigt att "komma så nära varandra" som möjligt och även se varandra. Ibland räcker det att se varandra inledningsvis på ett möte och därefter gå över till bara ljud och powerpoint. Det kan vara värdefullt att i början av projektet gå varvet runt bordet med videokonferens där varje person berättar om sin bakgrund, fritidsintressen och personliga målsättningar med detta projekt. Ett tips är att videofilma och visa varandras vardagliga kontorsmiljö.

  • Utbilda så folk känner sig som "videochampion".
  • Argument för videokonferens: Du sparar in på resor och du gör ditt för miljön, för du behöver inte lämna kontoret för att träffa din kontaktperson "personligen". Direkt kontakt är idealet, men direktmeddelanden och video kan ibland vara lika bra som möten, och man slipper flygplatser och jetlag.
  • Hämta tips för videokonferens-kompetens: http://www.videochampion.com/xres/uploads/resource-center-documents/Video_Conferencing_Guide.pdf
  • Namnet videokonferens känns för gammalt och stelbent. Man ska inte behöva ha en "konferens" för att se och prata med varandra. Liksom samerna har 100 ord för snö och Araberna 20 ord för sand borde följande ord vara mer precisa: Vad säger man när man jobbar tillsammans med någon fysiskt? Liksom det i samiskan finns mer än hundra ord för att beskriva snön (De anger snömängden, snöns konsistens, dess bärighet, snöytan, olika slags skid- och slädföre, det orörda snötäcket, spår av olika slag, rimfrost och snö på buskar och träd.) borde IT-proffs ha fler ord för det svåraste av allt, nämligen kommunikation. Något med "Nära" eller som har att göra med att man vänder sig om för att prata med bordsgrannen bredvid (fastän han sitter i Kina).

#9. Självförtroende på engelska

Även om personer är rekryterade på bra engelska så måste självförtroendet dit så de vågar ta den lite längre diskussionen med att förklara en gång till så båda förstår varandra. Alla måste tvingas använda språket. Systemstöd ska finnas på plats för direktöversättning och fonetisk text mellan alla använda språk (då koncernspråk slarvigt inte används alltid). I värsta fall ta till Google Traslate om du behöver förstå texter på Kinesiska.

#10. Lär dig rita och skissa på "tavlan"

De flesta är så dåliga på att rita på Videokonf-whiteboard så det hämmar dem. Precis som om man inte är bra på att teckna drar man sig för att gå fram i ett mötesrum för att rita en skiss för alla. Här krävs träning. Ett bra hjälpmedel är faktiskt en rit-penna/mus, eller att man har en touchscreen där man ser vad man ritat när pennan glider över skissen. Hur mycket längre tid tar det för dig just nu att rita upp en organisationsbild eller ett sekvensdiagram i Whiteboard-applikationen än på tavlan. Prova och ta tid.

  • Förberedelse inför mötet
  • Fokus på materialet

#11 Kulturell grundförståelse

Kan du de 10 viktigaste historiska händelserna i Kina, Indien, Sverige som format nutiden?
Vet du de 5 mest utmärkande kulturella mönster i Kina, Indien, Sverige?

Att lyssna på ett föredrag om aktuella kulturella likheter och olikheter är ett bra sätt att komma vidare.

#12 Sluta aldrig att utvecklas!

Nästa steg, lyssna på seminarier med erfarenheter från:

  • outsourcing till Kina och Indien i bland annat telecom-projekt.
  • träning och tävling i virtuell social kompetens.
  • paralleller mellan riktig outsourcing och "outsourcing" till närliggande byggnad.

 
Om författaren
Magnus Willner är konsult och medgrundare av Inceptive. Han har erfarenhet från att leda utspridda team inom bland annat fordon och telekom, i olika former av outsourcing (t.ex. Kina och Indien). Bidrag har också insamlats från en stor mängd IT-projekt via kollegor på Inceptive och från kursen "mötesledning i virtuella projekt". Idéer har prövats runt hur man sätter upp ramverk/teknik/miljö/metoder för att få till bra effektiva arbetsmiljöer i de mer och mer vanliga outsourcingprojekten.