Mötesmallen är en ”simple critical necessary part”…

En av mina favoritfraser är :

”this Condition is a cause if it is insufficient itself for the effect but a critical necessary part of an unnecessary, but sufficient set of conditions”

Men vad betyder den egentligen?

Givetvis har jag visualiserat den för att förstå den på riktigt. Men vi ska inte gå in i detalj på hela denna förståelse utan fokusera på delen  ”a critical necessary part”.

”a critical necessary part”: kritisk och en nödvändig del. Det vill säga om du inte gör X, då riskerar du att inte uppnå den (stora häftiga helhets)effekten!

Dessa små kritiska nödvändiga enheter kan vara små detaljer i ett stort projekt, men man måste se till att de fungerar. 

stefanThink3_CriticalNecessaryPart_jpg.jpg

Här kommer tre riktigt enkla exempel:

  • Dra post-it lapparna på rätt sätt.
  • Stand-up mötets 3 frågor
  • Tydlig Mötesinbjudan

Dra post-it lapparna på rätt sätt.

Så enkelt.

Dra inte en post-it lapp uppåt. Aldrig!

Dra den alltid nedåt!

Rational: Om man drar post-it lappar uppåt så böjs de uppåt (efter en stund) och hela visualiseringsnyttan försvinner när man inte kan läsa vad som som står på dem eller att de ramlar ner

Stand-up mötets 3 frågor

De tre frågorna är inget nytt för SCRUM eller AGILT utan är en del av naturligt sunt projektförnuft och erfarenhet av att arbeta med grupper av personer.

Det handlar om att fråga en person vad han/hon har gjort (”uppföljning”), vad han/hon tänker göra (”egen planering”) och vad som riskerar att hindra personen att göra det som han/hon planerat att göra (”problemidentifiering”).

Det senare är det som varje bra projektledare hela tiden letar efter i sin projektomgivning, för att kunna ta hand om ”sina resurser” och få dem att leverera mer än de själva trodde var möjligt.

Tydlig Mötesinbjudan

En bra inbjudan till möten ÄR en kritisk nödvändig komponent för att få bra resultat i projekt. Tänk på hur många möten som sker i varje projekt och hur många personer som är med på varje möte. Beakta sedan även den omställningstid som krävs för att komma igång med tidigare påbörjade uppgifter efter ett möte.

Ett möte ska INTE vara ett sätt att umgås eller att träffas på arbetstid!

Givetvis ska du ha en MALL för mötesinbjudan som har ett antal kritiska underpunkter som MÅSTE besvaras.

mötesmall.png

En av mina mallar för att bjuda in till möten

 ------------------------------------------------------------------------

Mötesinbjudan - Möte om <”korfattad och intresseveäckande fras”>

Den  xx/x 

Klockan...

Plats: (lokal och stad)

<kort beskrivning av projektet!>

Hej X!

Du är inbjuden till Intervju / Arbetsmöte kring Y i egenskap av <ROLL> och dina kunskaper kring Z

Mötesrational:

Vi måste ha det här mötet eftersom:

Målet med mötet:

Det generella målet med mötet är X

Nöjdhetsvillkor för mötet:

MÅSTE resultat:

(läs: ”vi låser dörren och ingen kommer ut innan vi uppfyllt detta!”):

NICE resultat:

Dina Förberedelser

Din vy (”vilka ögon som du ska ha ”):

Saker du ska göra:

Material:

Var vänlig och läs denna mötesinbjudan noga och uppmärksamt!

  • Var vänlig och svara på inbjudan så snabbt som möjligt för att underlätta utformningen av arbetsmöten samt planering av andra möten.
  • Om ni vill bjuda in ytterligare personer till detta möte, hör av er snarast!
  • Större frågor kommer att parkeras på mötet och eventuellt lyftas vid ett senare tillfälle.
  • Om du tycker att det Saknas det något i agendan – hör av dig till oss så snabbt som möjligt !
  • I egenskap av intressent i XXX är du MYCKET viktig för utredningens kvalitet och resultat.
  • Om du inte kan medverka MÅSTE du förmedla en annan person som kan agera i ditt ställe...

OM du har frågor kring denna inbjudan hör av dig till mötesanasvarig

<undertecknad>

 ------------------------------------------------------------------------

OM inte du kan formulera varför du bjuder in till mötet, då kan du vara säker på att flera andra inte heller kan förklara dess rational/syfte.

Alla personer som bjuds in till mötet är där för att de är representanter för en viss kunskapsmängd som krävs för att mötet ska kunna uppnå sitt syfte.

Alla inbjudna är således ROLLER som ska ha en viss kunskap. Om personen inte representerar rollen och har denna kunskap, så ska en annan person bjudas in.

Oavsett om personen är trevlig och brukar vara med på liknande möten. Antingen är han/hon en bra representant för den kunskapen som krävs eller inte.

(Det vill säga frasen ”Du är inbjuden till Intervju / Arbetsmöte kring Y i egenskap av <ROLL> och dina kunskaper kring Z” är viktig!)

Jag gillar även att ställa saker på sin spets och tydligt formulera MÅSTE-resultatet för mötet genom att påstå att ”vi låser dörren till rummet och ingen kommer ut innan vi uppfyllt detta resultat”. Detta för att understryka att mötet måste uppfylla detta resultat för att ge avkastning på tiden (och kostnaden) det tar att genomföra det.

Om du inte kan fylla i mötesmallen helt och hållet, då ska du inte hålla mötet!

Mötesmallen är således en kritisk och en nödvändig del för att uppnå den (stora häftiga helhets)effekten av ett lyckat projekt!

 

Om författaren
Stefan Eekenulv är en passionerad seniorkonsult inom kravingenjörsskap och förbättringsarbete, kreativ och visuell, alltid med fokus på att se saker med nya ögon och att få det att funka i verkligheten.